Obblighi informativi verso l’autorità
Il titolare di un’azienda che vuole installare un sistema di videosorveglianza nella sua struttura, per non incorrere in sanzioni da parte del Garante per la protezione dei dati personali, deve rispettare una specifica procedura.
Prima d’installare un sistema di videosorveglianza bisogna:
- redigere un documento interno contenente i motivi dell’installazione
- raggiungere un accordo con la rappresentanza sindacale aziendale
- ottenere l’autorizzazione della Direzione Provinciale del Lavoro, in mancanza di accordo con le RSU
- esporre un’informativa minima indicante gli elementi dell’art.13 del Codice Privacy; qualora il sistema di videosorveglianza fosse collegato alla Polizia, anche uno specifico cartello informativo
- informare i clienti e i dipendenti della presenza di videocamere
- nominare l’incaricato alla videosorveglianza, di solito un dipendente, che possiederà la seconda password, indispensabile per accedere alle immagini di videosorveglianza registrate
- individuare in una piantina la dislocazione a cono delle telecamere (dislocazione di registratore e monitor)
- installare le telecamere in modo tale da riprendere solamente le parti dei locali più esposti a rischi di atti criminali
Il nostro servizio chiavi in mano
Avas effettua per te un servizio completo, prepara in questo caso:
- istanza di autorizzazione
- accordo installazione impianto di videosorveglianza firmato dai dipendenti
- planimetria dei locali con segnate telecamere e angolazioni, registratore e monitor
- schede tecniche dell’impianto di videosorveglianza (indicazioni tecniche del materiale installato)
Il titolare dell’azienda che non rispetta la normativa in vigore incorre in sanzioni anche molto gravi. In ogni caso, dovrà mettersi in regola al più presto. Nel frattempo è tenuto a scollegare tutto l’impianto e a coprire le telecamere.
Le Regole
I settori specifici regolamentati riguardano:
1) Luoghi di lavoro – inammissibile l’installazione di sistemi di videosorveglianza in luoghi riservati esclusivamente ai lavoratori o non destinati all’attività lavorativa (ad es. bagni, spogliatoi, docce, armadietti e luoghi ricreativi). Riprese televisive sui luoghi di lavoro per documentare attività od operazioni solo per scopi divulgativi o di comunicazione istituzionale o aziendale, e che vedano coinvolto il personale dipendente, possono essere assimilati ai trattamenti temporanei finalizzati alla pubblicazione occasionale di articoli, saggi ed altre manifestazioni del pensiero. In tal caso, alle stesse si applicano le disposizioni sull’attività giornalistica contenute nel Codice, fermi restando, comunque, i limiti al diritto di cronaca posti a tutela della riservatezza, nonché l’osservanza del codice deontologico per l’attività giornalistica ed il diritto del lavoratore a tutelare la propria immagine opponendosi anche, per motivi legittimi, alla sua diffusione.
2) Ospedali e luoghi di cura – l’eventuale controllo di ambienti sanitari e il monitoraggio di pazienti ricoverati in particolari reparti o ambienti (ad es. unità di rianimazione), stante la natura sensibile di molti dati che possono essere in tal modo raccolti, devono essere limitati ai casi di stretta indispensabilità e circoscrivendo le riprese solo a determinati locali e a precise fasce orarie; devono essere inoltre adottati tutti gli ulteriori accorgimenti necessari per garantire un elevato livello di tutela della riservatezza e della dignità delle persone malate.
3) Istituti scolastici – l’installazione di sistemi di videosorveglianza presso istituti scolastici deve garantire “il diritto dello studente alla riservatezza” (art. 2, comma 2, d.P.R. n. 249/1998) e tenere conto della delicatezza dell’eventuale trattamento di dati relativi a minori. A tal fine, se può risultare ammissibile il loro utilizzo in casi di stretta indispensabilità (ad esempio, a causa del protrarsi di atti vandalici), gli stessi devono essere circoscritti alle sole aree interessate ed attivati negli orari di chiusura degli istituti, regolando rigorosamente l’eventuale accesso ai dati.
Restano di competenza dell’autorità giudiziaria o di polizia le iniziative intraprese a fini di tutela dell’ordine pubblico o di individuazione di autori di atti criminali (per es. spacciatori di stupefacenti, adescatori, ecc.).
4) Luoghi di culto e di sepoltura- l’installazione di sistemi di videosorveglianza presso chiese o altri luoghi di culto o di ritrovo di fedeli deve essere oggetto di elevate cautele, in funzione dei rischi di un utilizzo discriminatorio delle immagini raccolte e del carattere sensibile delle informazioni relative all’appartenenza ad una determinata confessione religiosa. Deve ritenersi ammissibile all’interno di tali aree solo quando si intenda tutelarle dal concreto rischio di atti vandalici.
5) Sicurezza urbana: in considerazione degli interventi legislativi adottati in materia, i Comuni che installano telecamere hanno l’obbligo di mettere cartelli che ne segnalino la presenza, le telecamere devono riprendere solo la targa del veicolo e la conservazione dei dati non può superare i 7 giorni.
6) Taxi: le telecamere non devono riprendere in modo stabile la postazione di guida e la loro presenza deve essere segnalata con appositi contrassegni.
7) Trasporto pubblico: lecita l’installazione su mezzi di trasporto pubblico e presso le fermate, ma rispettando limiti precisi (ad es. in angolo con visuale circoscritta e riprese senza l’uso di zoom).
8) Webcam a scopo turistico: è consentita la ripresa di immagini solo con modalità che non rendano identificabili le persone.
9) Soggetti privati Tutela delle persone e della proprietà: si possono installare telecamere senza il consenso dei soggetti ripresi, ma sempre sulla base delle prescrizioni indicate dal Garante.